Snapshot

Netwerkschijven zijn in de loop der jaren volgelopen met een groot aantal bestanden. Veelvuldig kopiëren zorgt ervoor dat identieke documenten vaker voorkomen. Gigabytes aan bestanden die op de verkeerde plek staan, vergeten zijn of simpelweg nog bestaan, maar waar nooit meer naar wordt omgekeken.

Als gevolg van nieuwe wet- en regelgeving, zoals de AVG en de Wet Open Overheid, maar ook door het gebruik van diverse systemen (DMS, Zaaksysteem) is er een sterke behoefte ontstaan aan ‘opruimen’. Het is voor organisaties nog belangrijker geworden om controle over de informatie te krijgen. Snapshot maakt het mogelijk om de inhoud van netwerkschijven razendsnel in kaart te brengen en vervolgens de vaak vele miljoenen bestanden op te schonen, te ordenen of voor te bereiden voor migratie.

 

Aanpak

Onze aanpak richt zich op het lokaliseren van de informatie die er nog echt toe doet. Voor de lopende processen of voor de verantwoording. Er zijn drie fasen:

 

Maak een snapshot van de netwerkschijven. Dit kan voor alle netwerkschijven of voor een gedeelte. Tijdens deze fase wordt met OCTOBOX SNAPSHOT razendsnel een database opgebouwd met hierin bijvoorbeeld alle Windows kenmerken, het aantal mappen en terabyte’s. Maar ook de hashcode wordt van ieder bestand wordt vastgelegd zodat er in de volgende fase eenvoudig gezocht kan worden naar identieke bestanden.
Op de database voer je diepgaande analyses uit. Bijvoorbeeld: “Geef het aantal dubbele bestanden of documenten die al meer dan vijf jaar niet geopend zijn.” Deze bestanden kunnen door middel van tags gemarkeerd worden: niks aan doen, kan verwijderd worden, nader uitzoeken, verplaatsen naar, enzovoorts. Door het stellen van generieke vragen ontstaat al snel een zeefmethodiek waardoor alleen de relevante informatie overblijft.
Door het maken van beleids- en/of procesafspraken hoeft niet alle informatie gemigreerd te worden. Bijvoorbeeld door niet relevante informatie nog één jaar op read only te zetten en daarna te verwijderen. Ook kan er van een geselecteerde subset een nadere analyse worden uitgevoerd via OCTOBOX: zoek in bestanden naar patronen, de volgende woorden, enzovoorts. De informatie die al als relevant is gemarkeerd, wordt verplaatst of gekopieerd naar de gewenste locatie.

 

Snelle inzichten

Met onze Snapshot Reporting-module worden direct de belangrijkste statistische gegevens van de netwerkschijven getoond. Zie hieronder een voorbeeld:

 

Voordelen

Het analyseren en opschonen van de netwerkschijven zorgt voor 4 concrete voordelen:

  1. Informatie is geordend en vindbaar
  2. Staat klaar voor eventuele migratie
  3. Kostenbesparing door datareductie
  4. Voldoen aan de wet- en regelgeving

Maak een snapshot