SNAPSHOT

Iedere organisatie heeft netwerkschijven die vol staan met bestanden en databases die zorgen voor hoge opslag- en beheerkosten. Informatie is slecht vindbaar. Wat er allemaal precies op deze netwerkschijven staat, is meestal een groot vraagteken. En alles één op één direct migreren naar een andere applicatie is geen slimme eerste stap. Met alleen een technische insteek los je het een netwerkvraagstuk niet op.

Aanpak

Onze aanpak richt zich op het lokaliseren van de informatie die er nog echt toe doet. Voor de lopende processen of voor de verantwoording. Er zijn drie fasen:

 

Maak een snapshot van de netwerkschijven. Dit kan voor alle netwerkschijven of voor een gedeelte. Tijdens deze fase wordt met OCTOBOX SNAPSHOT razendsnel een database opgebouwd met hierin bijvoorbeeld alle Windows kenmerken, het aantal mappen en terabyte’s. Maar ook de hashcode wordt van ieder bestand wordt vastgelegd zodat er in de volgende fase eenvoudig gezocht kan worden naar identieke bestanden.
Op de database voer je diepgaande analyses uit. Bijvoorbeeld: “Geef het aantal dubbele bestanden of documenten die al meer dan vijf jaar niet geopend zijn.” Deze bestanden kunnen door middel van tags gemarkeerd worden: niks aan doen, kan verwijderd worden, nader uitzoeken, verplaatsen naar, enzovoorts. Door het stellen van generieke vragen ontstaat al snel een zeefmethodiek waardoor alleen de relevante informatie overblijft.
Door het maken van beleids- en/of procesafspraken hoeft niet alle informatie gemigreerd te worden. Bijvoorbeeld door niet relevante informatie nog één jaar op read only te zetten en daarna te verwijderen. Ook kan er van een geselecteerde subset een nadere analyse worden uitgevoerd via OCTOBOX: zoek in bestanden naar patronen, de volgende woorden, enzovoorts. De informatie die al als relevant is gemarkeerd, wordt verplaatst of gekopieerd naar de gewenste locatie.

 

Met het doorlopen van bovenstaande stappen krijgt een organisatie de juiste keuzes voorgelegd uit een brei aan informatie waardoor honderd procent aandacht en tijd uitgaat naar slechts díe bestanden die relevant zijn.

 

Bekijk onze brochure om alles te lezen over Netwerk Content Analyse & Reductie.

Benieuwd naar wat OCTOBOX voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag via ons contactformulier vrijblijvend naar de mogelijkheden!