Vanuit de Archiefwet is het wettelijk vastgelegd dat overheidsinstanties de informatiehuishouding zodanig ordenen en toegankelijk maken, dat deze informatie makkelijk te vinden en te raadplegen is.

Niet ieder overheidsorgaan heeft dat al voor elkaar en daarom heeft de Rijksoverheid het actieplan ‘Open op Orde’ in het leven geroepen. Het doel van het plan is om in de komende jaren met betere informatiesystemen te gaan werken en slimmere werkprocessen te implementeren. De berg aan documenten die er nu ligt moet worden beoordeeld en geordend, zodat iedereen altijd snel en eenvoudig kan vinden wat hij of zij zoekt. Met andere woorden: alles moet worden geclassificeerd.

Wat is Classificeren?

Wat is dat dan, dat Classificeren? Kort gezegd: Objecten in een klasse, categorie of groep verdelen of onderbrengen.
Het belang van classificeren is een inzicht krijgen in de waarde van informatie.

Binnen het classificeren zijn er twee zaken belangrijk:

• om wat voor document gaat het?
• welke metadata kenmerkt het document?

Met dat laatste worden zaken bedoeld als creatiedatum, bewaartermijn, vergunningsnummer en eigenlijk alle kenmerken die dat ene specifieke document tekenen en daarmee ontsloten kunnen worden. Logisch dus dat veel organisaties zorgen hebben over de miljoenen documenten die doorgespit moeten gaan worden.

Geautomatiseerd

Gelukkig hoeft al dat werk niet met de hand te gebeuren. OCTOBOX Classificeren AI is een slimme tool die, op basis van Artificial Intelligence, geautomatiseerd documenten herkent en er de gewenste metadata* aan toekent. Dat kan aan de hand van bijvoorbeeld de Gemma-lijst of een eigen Selectielijst zijn. Op die manier worden niet alleen werkuren bespaard, maar gebeurt al dat uitzoekwerk razendsnel en heel nauwkeurig.
* Metadata kan bijvoorbeeld beschrijven wanneer een bestand is gemaakt, wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt, door wie het bestand is gemaakt en waar het bestand wordt gemaakt. Belangrijk dus dat dit niet openbaar komt.

Hoe werkt het?

OCTOBOX Classificeren AI gaat ervan uit dat het grootste deel van de documenten die worden ingeladen automatisch wordt verwerkt en dat documenten die niet worden herkend met de hand worden gevalideerd. Het systeem leert vervolgens zelf om die situaties te herkennen, waardoor er steeds minder te valideren overblijft en het proces steeds sneller verloopt. Daarnaast kun je er ook voor kiezen om bepaalde bestandssoorten juist wel altijd met de hand te controleren. Op die manier hou je als gebruiker te allen tijde de controle.

Wat zijn de voordelen van OCTOBOX Classificeren AI?

1. Snel overzicht van het aantal bestanden
2. Automatisch documenten herkennen metadata toekennen
3. Je voldoet aan de Archiefwet
4. Je houdt te allen tijde zelf de controle over de bestanden

Benieuwd naar wat dit voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag hier meer informatie aan!

Bekijk onze andere diensten

ANONIMISEREN  ENTERPRISE  SNAPSHOT