Krijg snel inzicht in welke informatie er op de netwerkschijven staat.
Schoon op naar behoefte of migreer bestanden naar een ander systeem.

De netwerkschijven zijn in de loop der jaren volgelopen. Maar wat mag verwijderd worden en wat moet bewaard blijven? Vaak is de hoeveelheid aan bestanden enorm, de samenstelling divers en de historie lang. Als gevolg van nieuwe wet- en regelgeving, zoals de AVG en de Wet Open Overheid, maar ook door het gebruik van diverse systemen (DMS, Zaaksysteem) is er een sterke behoefte ontstaan aan ‘opruimen’. Het is voor organisaties nog belangrijker geworden om controle over de informatie te krijgen.

Waarom netwerkschijven opruimen?

Diverse aanleidingen die bij organisaties kunnen spelen:

1. Wet- en regelgeving (bijvoorbeeld WOO, AVG);

2. Migratie naar nieuw systeem (bijvoorbeeld zaaksysteem, Office365);

3. Onnodige kosten (bijvoorbeeld door het bewaren van dubbele bestanden);

4. Eigenaarschap onbekend (bijvoorbeeld bestanden van medewerkers die uit dienst zijn);

5. Autorisatie (bijvoorbeeld gebruikers zien bestanden die ze niet horen te zien);

6. Ruimte (bijvoorbeeld behoefte aan reductie door volgelopen schijf);

7. Informatie niet vindbaar (bijvoorbeeld door eindeloze mappenstructuren);

8. Archiveren (bijvoorbeeld door bewaartermijnen).

Bespaar gemiddeld al op 30% schijfruimte door oude en dubbele bestanden te verwijderen

Netwerkschijven opschonen met OCTOBOX

Onze aanpak

De gewenste eindsituatie is vaak redelijk scherp: een schone netwerkschijf met enkel netjes geordende bestanden. De eerst stap lijkt vaak het moeilijkst. Wat is een aanpak die daadwerkelijk leidt tot een resultaat? Samen brengen wij de situatie én wensen op hoofdlijnen in kaart. Dit doen wij door als eerste stap de juiste invalshoeken te bepalen. Door vervolgens de juiste vragen aan de juiste personen te stellen, creëren wij het beeld van de gewenste situatie en de weg die nodig is dit te bereiken.

Snapshot maken

Zodra dit helder is, kan onze analysesoftware Snapshot worden ingezet. Snapshot geeft snel inzicht in de situatie op de netwerkschijf. Welke bestandsextensies staan er op, hoe oud zijn de bestanden en komen bestanden vaker dan één (of zelfs tien) keer voor? Door middel van slimme zoekvragen worden er stapels van de bestanden gemaakt. Zijn er bijvoorbeeld BSN-nummers gevonden en wat moet er met deze bestanden worden gedaan? Na de analyse wordt er gezamenlijk beslist welke informatie weg kan, juist bewaard moet blijven of naar een ander systeem moet worden gemigreerd.

Snapshot onderscheidt zich doordat er met één druk op de knop ook daadwerkelijk kan worden opgeruimd.

Benieuwd naar wat OCTOBOX voor jouw organisatie kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op!

Bekijk onze andere diensten

ANONIMISEREN  ENTERPRISE