Bron: Upgrade Magazine 5 – BECIS
Bij het implementeren van de Woo is het op orde hebben van de interne informatiehuishouding een belangrijke voorwaarde. De wet verplicht overheden en semi-overheden om informatie die openbaar is voor iedereen actief toegankelijk te maken.
De wet bevordert hiermee de transparantie en verantwoording van de overheden door hen te verplichten zo veel mogelijk informatie in een vroegtijdig stadium actief openbaar te maken en te publiceren. Als gevolg hiervan vindt een omslag plaats binnen de overheid naar een actieve openbaarmakingsverplichting. Deze actieve houding is alleen mogelijk wanneer overheden precies weten welke informatie zij in huis hebben, dit gestructureerd opgeslagen is en op één plek beschikbaar is.
Informatiecategorieën die onder de Woo openbaar worden gemaakt, zijn:
- Wet- & Regelgeving
- Organisatiegegevens
- Raadstukken
- Bestuur stukken
- Stukken van adviescolleges
- Convenanten
- Jaarplannen en -verslagen
- Wob-verzoeken
- Onderzoeken
- Beschikkingen
- Klachten
Netwerkschijven
Voor een aantal van deze categorieën, zoals wet- en regelgeving en raadstukken, bestaat nu al de verplichting voor gemeenten om deze actief openbaar te maken. Wat betreft andere categorieën kan het zijn dat een organisatie niet precies weet waar het opgeslagen staat. Voorbeelden zijn jaarplannen, evaluaties of documentatie met betrekking tot de taken en bevoegdheden van organisatieonderdelen.
Dit komt onder andere doordat er naast ‘nieuwe’ gestructureerde systemen (DMS/RMA, zaaksystemen, etc.) van oudsher gebruik wordt gemaakt van ongestructureerde netwerkschijven. Tientallen jaren zijn hierop eindeloos veel bestanden opgeslagen. Dit is bezwaarlijk als het om informatie gaat die niet in een gestructureerd documentmanagementsysteem belandt. De informatie die in het kader van de Woo toegankelijk gemaakt moet worden, is dan namelijk niet centraal toegankelijk en ontsloten, maar versnipperd opgeslagen op diverse netwerkschijven. BECIS helpt organisaties om hun informatiehuishouding op netwerkschijven op orde te krijgen.
Als organisatie wilt u enkel de juiste informatie zo efficiënt mogelijk openbaar maken. Om te voldoen aan de Woo is het daarom essentieel om de informatie op netwerkschijven in kaart te brengen, deze vervolgens op te ruimen en te ordenen. Mogelijk wilt u de informatie vervolgens in een ander (gestructureerd) systeem opslaan en/of deze systemen ook opschonen. Zo is enkel de benodigde informatie op één plek beschikbaar.
“Het opschonen en ordenen van netwerkschijven en het plaatsen van de juiste informatie in een gestructureerd systeem draagt bij aan een goede informatiehuishouding binnen uw organisatie.”
Hoe wij kunnen helpen
Wij kunnen u helpen om uw informatiehuishouding op netwerkschijven op orde te krijgen. Wij maken daarbij gebruik van de analysetool Snapshot. Snapshot maakt het mogelijk om de inhoud van netwerkschijven razendsnel in kaart te brengen en vervolgens de vaak vele miljoenen bestanden op te schonen, te ordenen of voor te bereiden voor migratie. Hierdoor belandt alleen de noodzakelijke informatie in een vindbare, overzichtelijke structuur en eventueel in het juiste systeem. Het op deze manier op orde brengen van de informatie is de eerste stap in het proces naar actieve openbaarmaking. U kunt bijvoorbeeld alle documenten met betrekking tot convenanten inzichtelijk krijgen en opruimen. Vervolgens is de weg vrij naar het klaarmaken van documenten voor openbaarmaking en publicatie.
SNAPSHOT kan u niet alleen helpen om uw organisatie in de startblokken te zetten voor de Woo, het heeft zich ook bewezen als oplossing voor andere problemen, zoals het identificeren van privacygevoelige informatie op netwerkschijven in het kader van de AVG en het sorteren van bestanden op bewaartermijn, om te kunnen voldoen aan de Archiefwet.
Reactie plaatsen