De digitale trein dendert voort als nooit tevoren en ontwikkelt zich op hoge snelheid. Het gaat hier niet om een nieuwe ontwikkeling, maar wel een die alsmaar sneller en sneller lijkt te gaan. En daardoor moeten veel branches – waaronder gemeenten – zich snel aanpassen om te blijven voldoen aan privacywetgeving én bovendien efficiënt om te gaan met data. Daaruit is ‘Common Ground’ ontstaan, een standaard die niet alleen uitdagingen met zich meebrengt, maar vooral een boel voordelen.

Wat is Common Ground?

De naam verraadt het al een beetje, maar het is de bedoeling dat gemeenten onder de vlag van ‘Common Ground’ op een gemeenschappelijke manier met hun informatie omgaan. Naast dat het zorgt voor een flinke sprong richting de toekomst, zorgt het ook voor een grote mate van flexibiliteit en efficiëntie. Als iedereen namelijk ‘dezelfde taal’ spreekt, kun je veel sneller informatie met elkaar uitwisselen, informatie van elkaar begrijpen en daar vervolgens naar handelen.

Waarom is Common Ground noodzakelijk

Het principe ‘Common Ground’ heeft een aantal voordelen die het gebruiken en delen van informatie een stuk makkelijker maakt, maar het is daarnaast ook van groot belang dat de gemeentelijke informatiesystemen vernieuwen. Op veel plekken dreigen ze namelijk vast te lopen door de grote hoeveelheid informatie die – vaak niet op de juiste manier – wordt opgeslagen. Het gaat dan om veel verschillende soorten bestanden en veel duplicaten die ook nog eens op moeilijk vindbare plekken zijn weggestopt. Daardoor raak je als organisatie niet alleen het overzicht kwijt, het voldoen aan alle wet- en regelgeving wordt daardoor haast onmogelijk met alle gevolgen van dien. Het is dus zaak dat er actie wordt ondernomen.

Welke stappen moeten worden genomen voor Common Ground?

Om deze Common Ground te verwezenlijken zijn er vier uitgangspunten geformuleerd om de transitie soepel en bovendien gestructureerd te laten verlopen:

• Alle gegevens worden uniform gemaakt;
• Gegevens worden opgehaald met zogenoemde API’s (een bibliotheek aan definities die het mogelijk maakt dat verschillende systemen, zoals catalogi, zaken, documenten, besluiten, autorisaties en notificaties, informatie met elkaar kunnen uitwisselen);
• Er wordt gewerkt met één gemeenschappelijke integratielaag;
• Data blijft bij de bron, waardoor informatie niet gaat zwerven.

Als alle partijen naar deze standaard toewerken, wordt het beheren van informatie niet alleen makkelijker en overzichtelijker, maar kan data ook gebruikt worden om waardevolle lessen te leren. Lessen die ervoor zorgen dat er niet meer reactief gewerkt wordt, maar proactief. En dat zorgt natuurlijk voor meer rust en meer efficiëntie.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

OCTOBOX Nederland helpt bij het verwezenlijken van Common Ground

Ook OCTOBOX Nederland draagt graag een steentje bij als het gaat om het verwezenlijken van ‘Common Ground’. Als leverancier hebben we daarom deelgenomen aan de proeftuin van de Gemeente Utrecht, waarbij we voor zowel de fysieke als digitale binnenkomende post hebben aangetoond deze te kunnen verwerken middels OpenZaak API’s. Daarbij is er gebruik gemaakt van een bestaand productieproces, namelijk het aanvragen van de RTZ (Regeling Tegemoetkoming Zorgkosten) met de volgende acties:

• Zaken aanmaken;
• Documenten aan een zaak toevoegen;
• Zaakstatus opvragen;
• Status wijzigen en/of toekennen;
• Een zaak sluiten.

Daarbij zorgt OCTOBOX Nederland ervoor dat je op diverse manieren informatie rond een zaak kunt opvragen en dat in een handomdraai de juiste kwalitatieve informatie binnen je (vak-)applicatie terecht komt.

Common Ground is klaar voor de toekomst

De digitale trein zal in de toekomst alleen maar meer vaart gaan maken en wie er nu niet op springt zal uiteindelijk een achterstand oplopen die bijna niet meer in te halen is. En dat terwijl de voordelen van techniek zo groot zijn, mits de uitdagingen goed in de gaten worden gehouden. Privacy en efficiëntie zijn voor iedere organisatie een groot goed en eigenlijk zouden die waarden niet als uitdagingen moeten worden gezien, maar als kansen. Veranderingen in het digitale landschap zullen namelijk ook in de toekomst blijven komen en juist door met zijn allen aan de standaard van ‘Common Ground’ te voldoen, zal het veel makkelijker zijn om bedrijfsvoering te optimaliseren en samen over oplossingen na te denken. Op die manier wordt innoveren een fluitje van een cent en zal de dienstverlening steeds beter worden. Door allemaal volgens dezelfde regels proactief te werken in plaats van reactief, hou je als organisatie alle controle in eigen hand.

Benieuwd naar wat wij samen voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op!