Om tegemoet te komen aan de groeiende informatiebehoefte van de samenleving hebben het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en shared service organisatie Doc-Direkt namens alle rijksorganisaties vooruitstrevende IT-toepassingen ingekocht. De ingekochte software biedt de mogelijkheid om middels Artificiële Intelligentie (AI) documenten in chronologische volgorde te plaatsen, te ontleden en voor het grootste deel te anonimiseren. Hiermee worden de stukken beter vindbaar en goed geordend. De software maakt gebruik van het zelflerende karakter van AI en maakt het mogelijk het enorme tijdsbeslag op het ambtelijk apparaat terug te dringen. Daarnaast worden de documenten beter toegankelijk gemaakt voor mensen met een visuele beperking.

Samen met twee andere leveranciers is OCTOBOX Nederland uitgekozen om de IT-producten te leveren. OCTOBOX Nederland voldoet met de software aan de rijksbrede kwaliteits- en veiligheidseisen. Van bestandsclassificatie tot aan het anonimiseren van documenten. OCTOBOX mag het allemaal uitvoeren voor alle rijksorganisaties.

Afhandeltermijn verkorten

De software is bedoeld om de steeds verder oplopende afhandeltermijn van informatieverzoeken (Woo-verzoeken) te verkorten. Gemiddeld moeten burgers en journalisten langer dan 200 dagen wachten op informatie. Volgens de onlangs in werking getreden Wet open overheid moet deze termijn worden teruggebracht naar vier weken met een mogelijke verlenging van twee weken. Dany Venema, directeur van Doc-Direkt geeft aan: “De nieuwe tools schelen rijksmedewerkers een hoop werk. De software haalt dubbele documenten uit de enorme stapel bronnen, plaats de documenten in volgorde van tijd en gaat na wat er gelakt moet worden. Een medewerker doet hier twee weken over, met software-ondersteuning kan het teruggebracht worden naar één dag.”

Verbeterde IT-tooling nodig voor informatiehuishouding

Het kabinet stelde vorig jaar 780 miljoen euro beschikbaar voor de rijksbrede verbetering van de informatiehuishouding. Regeringscommissaris Informatiehuishouding Arre Zuurmond drong bij de veranderoperatie aan op verbeterde IT-tooling nu de informatie bij de Rijksoverheid snel groeit. Zuurmond geeft dan ook aan blij te zijn met de nieuwe IT-tooling: “We kunnen nu een standaardproces inrichten en de gevraagde informatie binnen de termijnen verstrekken. Op deze manier kunnen we het vertrouwen herstellen.”
Conform de toezegging aan de Tweede Kamer sluiten ruim 60 rijksorganisaties nog dit jaar aan op de aangeschafte software.

Tool lost niet alles op

Betrokkenen benadrukken dat een tool niet de volledige oplossing is. Marc van Hilvoorde (plaatsvervangend directeur CIO Rijk) geeft aan: “Zo’n tool lost alleen niet alles op. Het gaat nu pas beginnen: wie gaat ermee werken? En hoe zorg je dat mensen de tooling op de goede manier gaan gebruiken? Dat is de volgende uitdaging.” Arre Zuurmond beaamt dat: “Het is een middel. Er is meer nodig om alles op orde te krijgen. Aan de voorkant moet ook een hoop gebeuren. We moeten informatie beter vastleggen en archiveren.”

Bron: www.informatiehuishouding.nl

Benieuwd naar wat we samen voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op!