De coronacrisis is door de overheid als hotspot benoemd. Dit betekent dat alle relevante informatie bewaard moet blijven. Onze overheidsklanten zijn druk bezig om aan deze maatregel te voldoen. Toch ligt de verantwoordelijkheid bij de medewerker zelf. Hoe zorg je ervoor dat zij hier zo goed mogelijk in worden bediend, zodat er zo min mogelijk informatie achterblijft? Wij ontwikkelden hier een speciale OCTOBOX archiefknop voor. Deze plug-in wordt eenvoudig in Outlook geïntegreerd.
Selectielijsten
Wanneer moet je als werknemer je informatie goed bewaren? Binnen de overheid gelden er specifieke regels. Hier wordt een zogenoemde selectielijst voor gebruikt. Daarin staat welke informatie voor welke periode bewaard moet blijven. Veel overheidsorganisaties werken met archiefsystemen om aan deze bewaartermijnen te kunnen voldoen. Documenten worden dankzij metadata voor een bepaald tijd opgeslagen en – zodra de termijn is verlopen – weer netjes vernietigd. Toch voorkom je niet dat er nog veel losse, mogelijk onbekende, informatie op netwerkschijven en in persoonlijke mailboxen staat.
Coronacrisis als hotspot
Op de wettelijke bewaartermijnen kan ook nog een uitzondering worden gemaakt. De coronacrisis is hier een voorbeeld van. Deze gebeurtenis zorgt momenteel voor zoveel maatschappelijke impact (en informatiestromen), dat de overheid de crisis tot ‘hotspot’ heeft benoemd. Dit betekent dat alle informatie omtrent dit onderwerp – voor nu – bewaard moet blijven. Of het nu om officiële besluiten, e-mails of WhatsApp-berichten gaat. Juist nu is het dus van belang dat echt alles in het juiste systeem belandt. Achteraf kan dan worden bepaald wat mogelijk toch weg kan.
Ervaring leert dat de persoonlijke mailboxen vaak als eigen archief worden gebruikt. Met de OCTOBOX-knop zorg je dat er zo min mogelijk informatie achterblijft.
Samen met onze overheidsklanten kijken wij altijd hoe we op bepaalde ontwikkelingen kunnen inspelen. Wij zien de laatste tijd veel initiatieven ontstaan om de informatiehuishouding nog verder te optimaliseren en onze dienstverlening sluit hier goed bij aan. Het meest actuele voorbeeld is dat er bij onze klanten hard gewerkt wordt om een zo compleet mogelijk ‘coronadossier’ te realiseren. Hierbij wordt OCTOBOX Enterprise (link) ingezet. Dankzij ons platform belandt alle verzamelde informatie automatisch, en gemetadateerd, in het achterliggende systeem.
Archiefknop in Outlook
Ondanks dat wij het proces grotendeels automatiseren, blijft de medewerker zelf verantwoordelijk voor het doorsturen van hun ‘corona-informatie’. De kunst is om deze handeling zo laagdrempelig mogelijk te maken. Ervaring leert dat de persoonlijke mailboxen vaak als eigen archief worden gebruikt. Er is hierdoor een kans dat informatie achterblijft. Om deze kans te minimaliseren, hebben wij een plug-in voor Outlook ontwikkeld.
OCTOBOX biedt nu de mogelijkheid om een speciale archiefknop in Outlook te integreren. Hierdoor kunnen werknemers met één druk op de knop direct (in plaats van achteraf) al hun relevante e-mails in het juiste systeem archiveren. De gebruiker hoeft verder niks te doen; OCTOBOX gaat op de achtergrond aan het werk en zorgt voor de metadata. Eventueel kan de medewerker nog extra informatie meegeven, zodat de berichten eenvoudig opvraagbaar zijn. Ze ontvange een melding of de e-mail en bestanden succesvol zijn opgeslagen. Mails worden door OCTOBOX niet inhoudelijk gelezen, dus deze optie is AVG-proof.
Wil je meer informatie over de archiefknop? Wij laten (op afstand) graag de mogelijkheden zien. Neem contact met ons op via mail of onderstaand contactformulier.
Reactie plaatsen