De digitale werknemer van nu

6 maanden terug  •  Door  •  0 Reacties

In korte tijd is de wereld veranderd. Er zijn vele maatregelen getroffen om de verspreiding van het virus onder controle te krijgen en ervoor te zorgen dat kritieke processen voortgezet blijven. Thuiswerken is momenteel de maatstaf indien de werkzaamheden dit toelaten. Toch is het van belang dat de overheid als geheel zo goed mogelijk blijft functioneren. Dit vraagt om flexibiliteit en continuïteit. De digitale werknemer OCTOBOX Enterprise helpt hierbij.

 

Digitaal

Ondanks de crisis blijft de (digitale) wereld flink in beweging. Online orders reizen de pan uit en het digitale berichtenverkeer neemt toe. Dit geldt voor alle particulieren, maar ook binnen de overheid stromen de vragen en klachten binnen. Dit heeft tot gevolg dat juist in deze tijd het werk van de informatiebeheerders steeds meer wordt. Het platform OCTOBOX Enterprise is hierbij een betrouwbare digitale werknemer. Het platform zorgt ervoor dat alle binnenkomende informatie automatisch in het juiste proces belandt.

 

Fysiek

Hoewel de huidige crisis betekent dat nagenoeg iedereen thuiszit, moeten sommige mensen ‘gewoon’ nog naar kantoor. Ondanks dat wordt aangemoedigd aanvragen voortaan via e-formulieren en mail te doen, komt er nog steeds veel papieren post binnen. Denk bijvoorbeeld aan WOB-verzoeken. De ingezonden poststukken moeten iedere ochtend door een medewerker op locatie worden gescand. Alleen op die manier kunnen alle processen doorgaan en worden de thuiswerkende collega’s volledig bediend. Dit geldt ook andersom: alle officiële reacties moeten weer door dezelfde medewerker worden uitgeprint en fysiek naar de aanvrager worden verstuurd. Diverse overheidsinstanties gebruiken OCTOBOX Enterprise voor het slim verwerken van papieren post. Dit draagt bij aan een excellente dienstverlening richting de aanvrager.

 

OCTOBOX helpt

 

OCTOBOX helpt

OCTOBOX Enterprise is een flexibel softwareplatform dat bestaat uit verschillende bouwstenen. Hierdoor worden er in een korte tijd krachtige en intelligente oplossingen gerealiseerd. Deze oplossingen kunnen eenvoudig worden hergebruikt en worden aanpast aan de specifieke eisen van een organisatie of -onderdelen. Op die manier worden er bij onze klanten gaandeweg steeds meer processen geautomatiseerd. Naast dat dit veel tijd en geld bespaart, neemt de informatiedruk bij de medewerkers snel af.

Het platform is er op ingericht grote hoeveelheden (on)gestructureerde gegevens te verwerken. Door de afgesproken business rules belandt alleen de relevante informatie in het juiste systeem. Steeds meer organisaties die OCTOBOX Enterprise voor de verwerking van e-mailberichten en bijlagen gebruiken, sluiten ook hun scanners aan op het platform. Dit leidt tot eenduidig en efficiënt beheer van álle informatiestromen, ook de papieren. Juist in deze tijden helpt het de overheid dat de dienstverlening zo digitaal mogelijk verloopt.

 

Voorbeeld:

  1. Een binnenkomende e-mail met bijlagen wordt automatisch door OCTOBOX opgepakt.
  2. Indien het om een aanvraag gaat, wordt de volledigheid gecontroleerd en ontvangt de verzender een bevestigingsmail.
  3. De belangrijkste metagegevens worden eruit gelezen en in een XML aan het Zaaksysteem meegegeven.
  4. Persoonsgegevens in de mail en bijlagen worden automatisch geanonimiseerd.
  5. Alle documenten worden samengevoegd in één PDF en netjes in het DMS opgeslagen.
  6. Bij een WOB-verzoek is het PDF snel vindbaar en direct geanonimiseerd beschikbaar.

 

 

Ook aan de output-kant (bijvoorbeeld bij WOB-verzoeken en publiceerbare stukken) wordt OCTOBOX steeds vaker ingezet. Het platform kan de persoonsgegevens op zowel binnenkomende als uitgaande documenten direct automatisch anonimiseren. Indien behoefte controleert en valideert een medewerker de geanonimiseerde bestanden op afstand.

 

 

 

Onze (digitale) werknemers staan altijd voor je klaar. Neem contact met ons op via mail of onderstaand formulier.





 

 

 

Bekijk onze diensten

ONS PLATFORM  ANONIMISEREN  SCHIJF OPRUIMEN

 

Reactie plaatsen

We gebruiken cookies

Om ervoor te zorgen dat deze website goed en handig werkt, voor statistieken en om gepersonaliseerde advertenties en berichten te tonen via onze partners gebruiken we cookies en vergelijkbare technieken. Je kunt zelf bepalen welke type cookies worden geplaatst. Kies hiervoor ‘Instellingen’. Door op ‘Doorgaan’ te klikken accepteer je de standaard instellingen.