De coronacrisis raakt iedereen. De maatschappij, het bedrijfsleven en de overheid. Dat deze ingrijpende periode de geschiedenisboeken ingaat, is een feit. De crisis is daarom door de overheid als ‘hotspot’ gemarkeerd. Dit betekent dat alle informatie met betrekking tot dit onderwerp eeuwig bewaard moet blijven. Maar hoe pak je dit zo adequaat mogelijk aan? Bij de Dienst Uitvoering Onderwijs in Den Haag (wat valt onder het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) wordt OCTOBOX ingezet.

Hotspot

Wanneer er een ingrijpende gebeurtenis heeft plaatsgevonden, is het zaak dit zo goed mogelijk vast te leggen. Denk bijvoorbeeld aan de ramp met de MH17 en nu dus de coronacrisis. Voor zulke gebeurtenissen, binnen de overheid een ‘hotspot’ genoemd, gelden andere bewaartermijnen dan gebruikelijk. Sterker nog: geen enkel relevant bestand mag dan nog vernietigd worden. Of het nu om officiële besluiten, mailtjes of Whatsapp-berichten gaat.

Zelf verantwoordelijk

De kunst is om al deze informatie bij elkaar te krijgen. Bij DUO zijn ze druk bezig dit proces in te richten. Ronald van der Voorst, Record Manager bij DUO, vertelt: “Het begint bij het vaststellen van de verantwoordelijkheden. Ieder ministerie heeft een crisisteam dat de richtlijnen opstelt. Toch is iedere medewerker zelf verantwoordelijk voor het bewaren van alle informatie die zij hebben ontvangen of aangemaakt.” Om hen te ondersteunen, heeft Ronald een mailbox ingericht waar heel DUO haar ‘coronadocumentatie’ naartoe kan sturen. Hij verzamelt dit vervolgens in een dossier.

Ronald: “Ons coronadossier wordt uiteindelijk in het centrale zaaksysteem van het ministerie van OCW opgeslagen. Tegelijkertijd is de verwachting dat dit proces nog jarenlang doorloopt. Door de crisis zijn de scholen natuurlijk momenteel gesloten. Studenten zitten met veel vragen en ook voor onze dienstverlening aan de scholen kan dit gevolgen hebben. Dit is nog moeilijk in te schatten. Wat we in ieder geval weten, is dat de crisis nog een nasleep gaat hebben. Daarom willen wij OCTOBOX inzetten.”

Coronadossier automatiseren

DUO maakt al jaren gebruik van het platform OCTOBOX Enterprise om binnenkomende informatie (mail- en poststromen) te automatiseren. De keuze was gezien de flexibele mogelijkheden in OCTOBOX daarom al snel gemaakt om dit ook voor het coronaproces te doen. Rob Alers, ook Record Manager bij DUO, ziet al lange tijd de toegevoegde waarde van het platform: “Doordat OCTOBOX de mails automatisch oppakt, hoef je zelf niet meer dagelijks te kijken wat er binnenkomt. Door slimme koppelingen kunnen we er zelfs voor zorgen dat alle coronadocumentatie direct in het zaaksysteem komt. Vanzelfsprekend wordt ook juiste metadata meegegeven. Dit scheelt veel handmatig werk.”

Nieuw: Coronaknop in Outlook

Wij kijken altijd met onze opdrachtgevers op welke ontwikkelingen we kunnen inspelen. OCTOBOX is eenvoudig op afstand in te richten en daardoor zijn oplossingen snel te realiseren. Wij bieden nu ook de mogelijkheid om een speciale ‘Coronaknop’ in Outlook te integreren. Hierdoor kunnen medewerkers met één druk op de knop direct (in plaats van achteraf) hun relevante e-mails archiveren. Zo worden de werknemers maximaal ondersteund in hun bijdrage aan het coronadossier. Met als doel dat er zo laagdrempelig mogelijk, zo veel mogelijk informatie verzameld wordt.

Ook hulp (op afstand) nodig met jouw coronadossier? Neem contact met ons op via mail of onderstaand formulier.

Bekijk onze diensten

ONS PLATFORM  ANONIMISEREN  SCHIJF OPRUIMEN