Netwerkschijven binnen organisaties zijn in de loop der jaren volgelopen met informatie die inmiddels weg kan of gearchiveerd dient te worden. Sterker nog: door bijvoorbeeld AVG worden organisaties steeds meer verplicht om hun informatiehuishouding op orde te brengen.

Log in op jouw laptop of PC en ga naar de harde schijf. Wat zie je dan? Grote kans dat als jij deze schijf eens onder de loep neemt, je erachter komt dat er eigenlijk heel veel redundante informatie op staat. Tijdelijke program files, foto’s van je camera die je eigenlijk nooit meer hebt bekeken en een eindeloze hoeveelheid aan (dubbele) versies van Office-documenten. Er is nog een grotere kans dat zeker de helft van deze informatie eigenlijk wel weg kan. Maar om hier nu eens een paar uur voor te gaan zitten… Waar haal je in hemelsnaam de tijd vandaan?

Tiendubbel

Nu je je eigen situatie in beeld hebt, weet je dat de netwerkschijven binnen grote organisaties al helemaal moeten vol staan. Honderden, al dan niet duizenden, medewerkers die jarenlang van alles opslaan en dit vervolgens nooit opruimen. Mensen gaan uit dienst, dragen niet goed over en oude mappen blijven staan, omdat niemand weet wat de inhoud is. Documenten staan dubbel, driedubbel of zelfs tiendubbel opgeslagen op de schijven, omdat vaak niemand het origineel kan vinden. En informatie weggooien of archiveren? Dat mag als je je houdt aan wet- en regelgeving. Veel informatie mag al na zeven jaar weg. De vraag is of het überhaupt gebeurt.

Vaak miljoenen of zelfs miljarden bestanden

De netwerkschijven stromen dus vol, waardoor medewerkers door het bos de bomen niet meer zien. Het gaat hier vaak om miljoenen of zelfs miljarden bestanden. Veel GB’s en TB’s bij elkaar. Vaak wordt als tijdelijke oplossing maar storage bijgekocht. Dit zorgt voor ontzettend hoge kosten. Ook neemt dit niet de uiteindelijke probleem weg zoals de onvindbaarheid van informatie, onnodige tijdverspilling (en dus geld) van het zoeken van informatie en te voldoen aan de de nieuwe wet- en regelgeving.

Blog: Aan elkaar vast, maar niet verbonden

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief om niets van OCTOBOX te hoeven missen!