Wat vinden de gebruikers van onze OCTOBOX Anonimiseren AI software nou eigenlijk? We lichten deze keer onze klant DCMR Milieudienst Rijnmond  uit en laten twee gebruikers van onze anonimiseer-software, Miranda van der Valk en Claudia Gerritse, beiden senior medewerker van Team Datamanagement, aan het woord.

Miranda begint: “Vanuit DCMR was de wens een hulpmiddel te zoeken om Wob-verzoeken gemakkelijker te kunnen behandelen. Voordat we met OCTOBOX Anonimiseren AI aan de slag gingen was ik namelijk de persoon die alles handmatig aan het doorlopen was. Met OCTOBOX Anonimiseren AI wordt automatisch geanonimiseerd en aangeduid waardoor we het alleen nog maar te hoeven controleren. Daar ben ik heel erg blij mee!”

Niet alleen Wob

Claudia: “We waren in eerste instantie van plan om het Wob-proces in te stellen in de software en daarna door te gaan met het proces ‘bodemrapporten’. Inmiddels gebruiken we de software van OCTOBOX voor meerdere toepassingen. We gebruiken OCTOBOX Anonimiseren AI nu echt voor méér dan alleen de Wob. De software wordt gebruikt om te voldoen aan de Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) en anonimiseren we documenten voor ‘Procedure Verzendingen’. Er worden zelfs zo nu en dan documenten geïmporteerd die vallen onder de ‘last onder dwangsom’. Ook is het resultaat op de bodemrapporten zo goed dat we deze rapporten direct hebben toegevoegd aan de generieke oplossing voor deze processen.”

“Voordat we, als de DCMR, met OCTOBOX Anonimiseren AI gingen werken was ik een gehele dag bezig met het verwerken van een bodemrapport. Het scheelt nu zoveel tijd.”

Vertrouwen

“De grootschalige bodemrapporten checken we niet meer omdat we volledig vertrouwen op de OCTOBOX-software”, vertelt Claudia. “We hebben ongeveer 3 maanden de tijd genomen om de software al onze eigenschappen van het proces aan te leren. Daarbij hebben we gekeken naar wat er te veel of te weinig wordt afgelakt en ons hardop afgevraagd of dat erg is. We hebben gebruik gemaakt, en dat doen we nog steeds, van de bulkactieknoppen zodat de software, alles wat te veel of te weinig heeft gevonden, in het vervolg onthoudt. Zeker bij grote bodemrapporten werkt dat heel fijn. Dit heeft dan ook geresulteerd in het feit dat we nu alleen de eerste twee pagina’s van zo’n groot dossier checken en daarna alles goedkeuren en afronden.”

Gebruiksvriendelijk

“Het is ook zo fijn dat alles via 1 scherm te importeren, te valideren én te exporteren is en dat de software makkelijk in gebruik is. Ik vind het een intuïtief programma. Je gebruikt het drie keer en dan weet je hoe het werkt”, vertelt Claudia. “Dat is een verademing bij hoe we dit hiervoor deden.”

Vooruitlopen

Miranda gaat verder: “Sinds enige tijd zijn we begonnen met het inscannen van de papieren versie van bodemrapporten. In de eerste heftige Coronatijd was het natuurlijk niet of nauwelijks mogelijk om bij ons papieren archief te komen vanwege de thuiswerk situatie. Hierdoor moest de aanvrager van zo’n dergelijk rapport onnodig lang wachten. Daarom hebben we als organisatie besloten om uit eigen initiatief de papieren versies van de bodemrapporten in te gaan scannen zodat de burger deze online kan downloaden via http://dcmr.gisinternet.nl/.”

Koppelen met zaaksysteem en publiceren

“Met de aankomende Wet open overheid (Woo) is het van belang om informatie actief openbaar te maken. We hebben begrepen dat we via OCTOBOX Nederland ook kunnen koppelen met zaaksystemen en zelfs kunnen publiceren op het PLOOI of DROP. Dat zou heel prettig zijn als dat zou lukken”, aldus Claudia.

Tot slot vertelt Miranda: “We gebruiken OCTOBOX Anonimiseren AI op dagelijkse basis en importeren van allerlei documenten. We zijn echt een ‘grootverbruiker’. Het werkt zo fijn dat we nooit meer zonder willen én kunnen.”

Benieuwd naar wat we samen voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op!