Hoe vinden de burger en de overheid elkaar in deze drukke digitale wereld? Deze maand geeft Leo de Jager, Expertisemanager Informatiebeheer bij gemeente Den Haag, hier antwoord op. Gemeente Den Haag is koploper op het gebied van digitalisering en deed mee aan de Pilotstarter E-mailbewaring.

Drie keer op rij werd gemeente Den Haag digitale gemeente van het jaar. “Dat is natuurlijk een geweldig compliment, maar we gaan niet achteroverleunen”, aldus Leo. “Integendeel. We blijven goed luisteren naar de burger en ondernemer. Waar zit de behoefte? We zien dat de digitale overheid steeds meer toeneemt. Daarom is het belangrijk dat het aanbod hierbij aansluit en dat we onze processen goed structureren aan de voor- en achterkant.”

Pilotstarter

Van januari tot en met maart 2018 werkte OCTOBOX met diverse gemeenten, waaronder Den Haag, samen in een living lab. Deze proeftuin is onderdeel van de Pilotstarter E-mailbewaring in het kader van de Digitale Agenda 2020 van de VNG. “Bij het living lab hebben we ons vooral gericht op de aanvraag van parkeervergunningen”, vertelt Leo. “Van een bewoners-, huisarts- tot een bedrijfsvergunning. Met documenttypen zoals een aanvraagformulier, bewonersbrief, machtiging etc. Een gemixt proces van gestructureerde en ongestructureerde data die ook nog eens via verschillende stromen binnenkwamen.

Het was een grote uitdaging om alle data archiefwaardig in het systeem te zetten. Maar het is gelukt! Het proces is door het geautomatiseerd laten uitlezen van een functionele e-mailbox efficiënter geworden waardoor de kwalitatieve snelheid van afhandeling is toegenomen. En daar zijn we trots op. Hetzelfde hebben we ook gedaan met het facturenproces ook dit proces is volledig geautomatiseerd. We willen een transparante en innovatieve gemeente blijven. Dit doen we door practical cases, zoals die van parkeren en facturen, vanuit Informatiebeheer te faciliteren.

“Op lange termijn wil gemeente Den Haag meer mobiele en onderlinge uitwisseling tussen andere overheden.”

De VNG

We leven in een grote digitale wereld. Per dag komen er tienduizenden mailtjes binnen bij verschillende overheidsorganisaties: van ‘simpele’ klachtmeldingen van inwoners tot miljoenenoffertes van ketenpartners.Deze twee werelden sluiten niet goed op elkaar aan. De uitdaging is om de overheid met de burger te verbinden, maar ook om de verschillende overheden met elkaar te koppelen. “Op lange termijn wil gemeente Den Haag meer actieve onderlinge uitwisseling van kennis en practical cases tussen andere overheden”, gaat Leo verder. “Het werken aan toegankelijke informatie die onderling kan worden gedeeld moet op orde en recyclebaar zijn. De VNG is in ieder geval voor de intergemeentelijke samenwerking hét platform om kennis en informatie te delen met elkaar. We moeten de burger vertrouwen geven dat het goed komt en dat we eenduidig werken. Het moet veilig voelen.”

Met archivarissen, proceseigenaren, de business en met collega’s informatievoorziening wil OCTOBOX in samenwerking met gemeenten werkbare concepten rondom het bewaren van e-mail ontwikkelen. Het aanvragen van zo’n parkeervergunning is er één van. Want techniek is maar één onderdeel van de oplossing en software slechts één van de bouwstenen. Uiteindelijk gaat het om de kwaliteit van de informatiestroom. Een mooie aanbeveling uit het living lab is ‘werk met elkaar samen en kom tot goede innovatieve oplossingen waar de burger en ondernemer blij van worden. Een goede informatiehuishouding is van cruciaal belang voor het hele proces!

Klant aan het woord: Gemeente Utrecht

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief om niets van OCTOBOX te hoeven missen!